In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit einem klar strukturierten Ansatz und der passenden Nachunternehmer-Management Software Ihre Projekte erfolgreich umsetzen. Sie lernen, wie Sie die Kommunikation, Kontrolle und Zusammenarbeit mit Subunternehmern optimieren können – und weshalb es sinnvoll ist, Ihre Excel-Listen zu ersetzen.
Weshalb die traditionelle Form der Verwaltung von Nachunternehmern mit Excel-Listen und Nachweis-Ordnern im Regal nicht mehr ausreicht. Sie kennen sicherlich die alltäglichen Bedenken und Probleme rund um unklare Zuständigkeiten, fehlende Übersicht oder Transparenz, doppelte Arbeit und insbesondere auch Frustration, wenn die eigene Verwaltung als auch Bauleiter auf der Baustelle mit den Subunternehmern zum Teil die selben Absprachen treffen.
Aus genau diesem Grund haben wir hier ein paar praktische Tipps und Gedankenanstöße zusammengetragen, um genau dem entgegenzuwirken, Struktur zu schaffen und Verzögerungen als auch Abstimmungsprobleme mit den Subunternehmern zu vermeiden. Lassen auch Sie sich von unserer Software-Lösung CoCrafter bei Ihrer Nachunternehmer-Verwaltung unterstützen. Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionen in einem kurzen Video-Anruf. Diesen können Sie unten auf der Seite im Kalender buchen.
Unklare Vereinbarungen verursachen Missverständnisse. Ein zentraler Ablageort für Pläne, Protokolle, Änderungsmitteilungen und Auftragsdetails verringert Rückfragen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Bauleitung, Projektassistenz und Nachunternehmern. Regeln Sie auch über unsere Software ganz klar, welcher Kollege/Kollegin für welches Projekt und welchen Nachunternehmer zuständig ist. So werden Absprachen nicht doppelt getroffen und auch Themen wie Urlaubsvertretungen sind einfach zu organisieren. Jeder Ihrer Kollegen weiß fortan klarer, für was er oder sie wirklich zuständig ist.
Verträge sowie realistische Meilensteine sorgen für Verlässlichkeit. Aufgaben, Fristen, Zahlungsziele – je deutlicher die Vorgaben sind, desto reibungsloser verläuft der Prozess. Mit digitalen Systemen können diese Informationen dauerhaft bereitgestellt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Risiken können auch in Bezug auf gesetzliche Anforderungen, wie die Nachunternehmerhaftung, frühzeitig identifiziert und rechtssicher festgehalten werden. Sie haben jederzeit in einem Ampelsystem einen Überblick, wie es gerade um den Subunternehmer und das Projekt steht.
Durch regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts können frühzeitig Korrekturen vorgenommen werden. Durch eine digitale Nachverfolgung wird gewährleistet, dass alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen – und sie bietet im Streitfall durch lückenlose Protokolle Schutz. Mit CoCrafter können Sie bspw. auch Ihre Bauleiter einfach in die Prüfungsprozesse von Nachunternehmern auf der Baustelle involvieren und endlich alles digital an einem Ort dokumentieren.
Setzen Sie Anreize für Subunternehmer, die ihre Leistungen fristgerecht und in bester Qualität erbringen - und holen Sie auch Ihre Mitarbeiter und Bauleitungskollegen mit ab, sodass diese auch die Vorteile der neuen digitalen Nachunternehmer-Verwaltung erkennen. Insgesamt sparen nämlich auch sie damit viel Zeit und können sich mehr auf den tatsächlichen Baufortschritt als um das Bescheinigungs- und Prüfwesen kümmern.
Verwenden Sie integrierte Systeme wie CoCrafter, um Vergabe, Verträge und Kommunikation zentral zu steuern, anstelle von Excel. Ein digitaler Workflow ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zwischen Einkauf, Buchhaltung, Bauleitung und Projektassistenz eindeutig zu verteilen – ohne Verlust von Informationen. Auch Themen wie Urlaubsvertretungen und Erinnerungen für bestimmte Kollegen sind damit klar organisiert und es herrscht kein "Stillstand" in einer der Abteilungen im Fall von Urlauben Ihrer Kollegen.
Durch faire Kommunikation, pünktliches Bezahlen und die Umsetzung klarer Prozesse entstehen nachhaltige Partnerschaften. Digitale Werkzeuge helfen, Standards nachvollziehbar und zuverlässig einzuhalten – auch über verschiedene Baustellen hinweg.
Für das Management von Nachunternehmern braucht es eine engagierte und proaktive Herangehensweise. Eine klare Kommunikation, transparente Abläufe und ein positives Arbeitsumfeld tragen maßgeblich dazu bei, dass Ihre Nachunternehmer motiviert und effizient arbeiten. Diese Strategien tragen nicht nur zur Steigerung der Qualität und des Erfolgs Ihrer Projekte bei, sondern auch zur Zufriedenheit aller Beteiligten. CoCrafter hilft Ihnen gerne dabei, Ihre Subunternehmer-Prozesse modern und digital aufzustellen - um weniger Aufwand, mehr Rechtssicherheit und eine viel bessere Übersicht zu erreichen.
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