Steuerliche Bescheinigungen für Subunternehmer: Was Sie wirklich brauchen

Warum steuerliche Bescheinigungen entscheidend sind

Wer als Subunternehmer in der Baubranche tätig ist, muss mehr als gute Arbeit leisten. Ohne die richtigen steuerlichen Nachweise riskieren Sie:

• Zahlungsverzögerungen
• Steuerliche Nachteile
• Verlust von Aufträgen - da in der Regel kein Auftraggeber Sie beauftragen wird, wenn Sie keine entsprechenden Steuerlichen Bescheinigungen vorlegen können

Diese drei Dokumente sind Pflicht:

1. Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG)
2. Nachweis zur Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG)
3. Bescheinigung in Steuersachen

Dokument 1: Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG

Die Freistellungsbescheinigung befreit Ihren Auftraggeber von der Pflicht, derzeit 15 % der Rechnungssumme als Bauabzugssteuer an das Finanzamt abzuführen. Ohne diese Bescheinigung geht dieses Geld direkt ans Finanzamt. Sie warten auf Ihr Geld!

Wofür brauchen Sie es?

• Sicherung Ihrer Liquidität
• Nachweis Ihrer steuerlichen Zuverlässigkeit
• Voraussetzung für pünktliche Zahlung
  

Woher bekommen Sie es?

Sie erhalten die Bescheinigung direkt vom für Sie zuständigen Finanzamt. Auch ausländische Unternehmen können die Bescheinigung beantragen.

So beantragen Sie sie:

1. Ermitteln Sie Ihr zuständiges Finanzamt (je nach Betriebsstätte).
2. Reichen Sie einen formlosen Antrag per Brief, Fax oder E-Mail ein.
3. Geben Sie Firmenname, Steuernummer und ggf. Handelsregisterauszug an. Als Begründung reicht: „Bauleistungen gemäß § 48 EStG“.
4. Nach ca. 5–15 Werktagen erhalten Sie die Bescheinigung per Post – leiten Sie die Bescheinigung dann unbedingt an den Auftraggeber weiter.

Hinweis: Aus unserer Erfahrung gibt es einzelne Finanzämter, bei denen diese grobe Zeitorientierung aufgrund großen Bearbeitungsaufkommens auch leider manchmal wesentlich länger dauern kann. Denken Sie insofern für dieses unfassbar wichtige Dokument daran, bestenfalls mit ausreichend Vorlaufszeit eine neue Version anzufordern.

Dokument 2: Nachweis zur Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG)

Der Nachweis zur Steuerschuldnerschaft dient zur korrekten Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Bei bestimmten Bauleistungen geht die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger (Auftraggeber) über. Sie als Subunternehmer stellen Ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf § 13b UStG.

Hinweis: Prüfen Sie hier aber unbedingt im Detail, um welche "Bauleistungen" es sich handelt, und ob diese unter diese entsprechende Regelung fallen.

Wofür brauchen Sie es?

• Steuerlich korrekte Rechnungsstellung
• Schutz vor falscher Umsatzsteuerveranlagung

Woher bekommen Sie es?

Auch hier ist das zuständige Finanzamt der Ansprechpartner.

So beantragen Sie es:

1. Ermitteln Sie das Finanzamt Ihrer Betriebsstätte.
2. Stellen Sie einen formlosen Antrag (z. B. per E-Mail), mit dem Betreff: „Antrag auf Nachweis nach § 13b UStG“.
3. Geben Sie Ihre USt-ID, Steuernummer, Firmendaten und ggf. eine Liste Ihrer Auftraggeber an.
4. Sie erhalten den Nachweis nach ca. 5–15 Tagen und können ihn Ihren Auftraggebern vorlegen.
   

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Dokument 3: Bescheinigung in Steuersachen

Die Bescheinigungen in Steuersachen ist ein amtlicher Nachweis, dass Ihr Unternehmen keine Steuerrückstände hat und seine steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt.

Wofür brauchen Sie es?

• Pflicht bei öffentlichen Ausschreibungen, VOB-Projekten oder bei Generalunternehmen
• Stärkung Ihres Vertrauensstatus beim Auftraggeber

Woher bekommen Sie es?

Zuständig ist das Finanzamt, bei dem Sie steuerlich geführt werden. In der Regel sollten Sie dieses Dokument auch bestenfalls jährlich neu anfragen, um jeweils neue Versionen bei Auftraggebern vorlegen zu können.

So beantragen Sie es:

1. Stellen Sie einen formlosen Antrag per E-Mail oder Brief (Betreff: „Antrag auf Bescheinigung in Steuersachen“).
2. Geben Sie an: Firmenname, Adresse, Steuernummer und Zweck der Bescheinigung.
3. In einigen Bundesländern auch über ELSTER oder Finanzamtsportale online möglich.
4. Nach 5–15 Tagen erhalten Sie das Dokument – reichen Sie es direkt bei Ihrem Auftraggeber ein.

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